A conciliação bancária é uma atividade essencial para o controle financeiro de qualquer negócio que queira manter a saúde de suas finanças. 

Essa atividade envolve a comparação entre os extratos bancários, o fluxo de caixa e os controles internos da empresa.

Dessa forma, é possível mapear e compreender o fluxo dos recursos financeiros, além de entender se as transações e registros estão corretos e se não houve fraude dentro da empresa.

Neste artigo vamos explicar melhor o que é conciliação bancária, qual é a sua importância e como você pode aplicá-la na prática.

Então você vai conferir:

● Conciliação bancária, o que é?

● Como fazer a conciliação bancária?

● Quando fazer a conciliação bancária?

● Quem deve realizar a conciliação bancária?

Conciliação bancária, o que é?

A conciliação bancária é um processo em que é feita a comparação entre as informações referentes ao fluxo de caixa, isto é, os recebimentos e os pagamentos, com os registros dos extratos bancários da empresa.

Assim, o empreendedor pode conferir o valor que está disponível em sua conta corrente e ainda analisar as transações que foram realizadas para verificar a entrada e a saída de recursos financeiros. 

Também é possível verificar se não houve erros ou fraudes que podem gerar prejuízos. 

É precisamente por isso que é essencial que os donos de pequenas e médias empresas se preocupem em realizar esse processo diariamente, a fim de perceber e tratar imediatamente qualquer inconsistência.

Apesar disso, um estudo feito pelo Sebrae sobre o perfil empreendedor mostra que apenas 1/3 das empresas não registra suas receitas e seus gastos e quase 70% não têm previsibilidade do saldo de caixa. 

Isso é sério, afinal o próprio Sebrae aponta que essa falta de previsibilidade financeira é uma das principais causas de mortalidade das empresas.

Por isso, aplicar esse processo no seu negócio pode ajudá-lo a se manter saudável e ativo no mercado. 

Além disso, por consequência, a empresa colhe vários benefícios e entre eles estão:

● realizar uma boa gestão financeira do negócio e ter um controle maior sobre suas finanças;

● tomar decisões mais assertivas para o negócio e manter a transparências nas informações financeiras;

● evitar falhas, fraudes e divergências nos dados coletados;

● garantir que os dados financeiros sejam confiáveis para a realização de relatórios e divulgação de resultados;

● controlar a saúde financeira da empresa, garantindo sua sobrevivência;

● aumentar o lucro e diminuir o prejuízo financeiro, já que é possível melhorar o planejamento financeiro para ter um resultado positivo.

Como fazer a conciliação bancária?

Para fazer a conciliação bancária é necessário considerar algumas informações fundamentais. 

É necessário ter as datas dos lançamentos, de recebimento e pagamento, da descrição das transações, dos saldos das contas bancárias e de um plano de contas gerenciais.

O plano de contas gerenciais é uma lista de categorias que devem ser usadas para classificar os recebimentos, os custos, as despesas e os investimentos e as movimentações. 

Assim a conciliação bancária envolve 4 etapas, entre elas:

● monitoramento do fluxo de caixa por meio dos extratos bancários;

● comparação com as informações financeiras da sua empresa por meio de documentos que comprovem os pagamentos e recebimentos;

● categorização das transações;

● conferência do saldo e alinhamento dos erros e informações que não foram previstas.

Basicamente, a conciliação funciona da seguinte maneira: cada uma das transações do extrato da conta corrente bancária deverá ter um lançamento correspondente identificado no extrato dos controles internos da empresa. 

Assim, ao encontrar essas correspondências, é possível classificar essas transações com as categorias do plano de contas que viabilizarão a consolidação dos resultados financeiros da empresa em relatórios gerenciais. 

A confiabilidade desses relatórios é garantida pelos saldos da conta corrente e dos controles internos que devem ser equivalentes. 

Como funciona a conciliação bancária na prática? 

Para realizar a conciliação bancária, você pode ter o auxílio de ferramentas tecnológicas como o Excel, para dar mais praticidade ao fazer as planilhas e evitar falhas nos cálculos. 

Essas ferramentas permitem conferir as informações com mais agilidade.

Além disso, é possível realizar a conciliação bancária utilizando ferramentas de software de gestão empresarial mais avançadas, que são capazes de realizar a tarefa de forma automática por meio da análise dos dados. 

Essas ferramentas apresentam sugestões de correspondência entre o extrato bancário e os controles internos, considerando as datas e os valores das transações, além dos registros das contas a receber e a pagar.

Independentemente da ferramenta escolhida, a conciliação bancária deve compreender as seguintes etapas:

● Registro das entradas e saídas: é preciso que a empresa tenha esse hábito para que seus dados financeiros fiquem mais organizados e assim o processo seja mais assertivo;

● Conferência do saldo bancário: para ter um controle interno sobre os recursos financeiros da empresa e assim conferir se os controles internos “estão batendo” com o extrato bancário;

● Verificação dos dados: é importante conferir os dados registrados internamente, para melhorar seu controle e evitar prejuízos financeiros;

● Correção e armazenamento de dados: a última etapa se baseia em corrigir as informações ao notar diferença entre os dados e armazenar documentos que tenham comprovantes de pagamento e recebimentos.

Quando fazer a conciliação bancária?

É importantíssimo ter a consciência de que a conciliação bancária deve ser feita DIARIAMENTE, pois se sua empresa não a fizer todo dia fica muito difícil assegurar a precisão dos apontamentos e da categorização das transações. 

Assim saiba que armazenar os documentos e comprovantes das transações pode ajudar a evitar erros, já que à medida que o tempo passa fica mais difícil ter certeza sobre a origem e o destino dos recursos financeiros.

Quem deve realizar a conciliação bancária?

O próprio empresário ou colaborador do departamento financeiro pode fazer a conciliação bancária desde que esses profissionais tenham total visibilidade sobre as informações dos extratos bancários e dos controles internos. 

É fundamental que esses colaboradores conheçam o negócio para categorizar adequadamente as transações e os lançamentos financeiros.

Também é importante contar com o serviço de consultoria empresarial, principalmente se você não tem uma empresa bem estruturada. 

Esse serviço ajudará você a elaborar um plano de contas gerencial adequado, além de instalar uma rotina financeira que ajude a empresa a executar a atividade de conciliação apropriadamente. 

Além disso, a consultoria também ajudará a formatar os relatórios gerenciais que serão elaborados a partir da conciliação bancária.

Concluindo…

Como você viu, a conciliação bancária é um processo crucial para as empresas, de qualquer tamanho e que atuam em qualquer setor, pois por meio dele é possível comparar informações financeiras internas com o extrato bancário. 

Assim permitindo o controle financeiro, além de evitar fraudes, falhas e consequentemente prejuízos financeiros.

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